Willkommen! – Hilfeseite

Willkommen in der Hilfe von Linde Office! In diesem Dokument stellen wir Ihnen die Grundzüge des Arbeitens mit dieser innovativen Finanzsoftware für kleinere Unternehmen im Überblick vor.

Linde Office im Überblick

Die viele Jahre als Teil des SteuerSparBuchs angebotene Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wurde 2017 vollständig neu entwickelt und steht Ihnen nunmehr unter dem Namen Linde Office als eigenständiges Produkt in Form einer Webanwendung zur Verfügung. Alles, was Sie tun müssen: Ihre laufenden Belege erfassen. Alle relevanten Dokumente inklusive Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen werden daraufhin fast von selbst erstellt.

Noch nie war Buchführung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung leichter!

Abonnement und Anmeldung

Testabonnement

Informieren Sie sich auf www.lindeoffice.at über das aktuelle Angebot von Linde Office. Über die Produktseite des Gesamtpakets von Linde Office haben Sie die Möglichkeit, sich zu einem Testabonnement anzumelden. Sie erhalten eine Mail mit einem Link zur Anwendung. Vergeben Sie nun ein Passwort und legen Sie los!

Im Rahmen dieses Testabos können Sie das Gesamtpaket von Linde Office mit all seinen Funktionen für 4 Wochen kostenlos nutzen. Die Daten, die Sie während der Testphase eingegeben haben, werden bei Abschluss eines Abonnements in die kostenpflichtige Anwendung übernommen.

Sie können nach dem Kauf nahtlos weiterarbeiten, die Daten bleiben erhalten. Wollen Sie die im Rahmen des Tests eingegeben Daten jedoch verwerfen, können Sie den Mandanten zurücksetzen und mit der Eingabe von Neuem beginnen.

Sollten Sie bis zum Ablauf der Testphase kein Abonnement abgeschlossen haben, stehen Ihnen Ihre Daten noch 30 Tage lang im Lesemodus zur Verfügung, können jedoch nicht mehr geändert werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht.

Abonnement

Auf www.lindeoffice.at finden Sie das gesamte Angebot von Linde Office. Entscheiden Sie sich für ein Paket und klicken Sie auf „Im Abo bestellen“. In Folge erhalten Sie eine E-Mail mit einer individuellen Seriennummer zugeschickt. Sind Sie bereits Testuser, geben Sie die erhaltene Seriennummer in der Anwendung unter Ihrem Benutzerprofil ein. Sie können im Anschluss nahtlos weiterarbeiten.

Haben Sie Linde Office nicht getestet, folgen Sie dem Link in der E-Mail, der Sie direkt zur Anwendung führt, geben Sie im Login Ihre Seriennummer, Ihre E-Mail-Adresse und ein selbstgewähltes Passwort ein und legen Sie los.

Hinweis: Sollten bei der Erstregistrierung Probleme auftreten, überprüfen Sie zuerst die eingegebene Seriennummer sowie die E-Mail-Adresse. Nur wenn beide Informationen korrekt sind, ist die Registrierung und damit das Login möglich.

Login / Logout

Für das Login müssen Sie die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse sowie Ihr Passwort eingeben. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses jederzeit über die Schaltfläche „Passwort vergessen?“ zurücksetzen. Ihr neues Passwort wird Ihnen in diesem Fall per E-Mail zugesendet, bitte ändern Sie es sofort nach dem erfolgreichen Login.

Das Login wird während der gesamten Browsersitzung aufrechterhalten, d.h. Sie müssen sich in der Regel nicht erneut anmelden. Erst wenn der Browser geschlossen und Linde Office erneut geöffnet wird, müssen Sie sich wieder anmelden. Wir empfehlen Ihnen, sich von der Anwendung abzumelden (Benutzermenü rechts oben), wenn Sie diese nicht mehr benötigen. So schützen Sie Ihre Daten vor eventuellen unbefugten Zugriffen über Ihren Computer.

Erste Schritte

Direkt nach dem Login wird das so genannte Dashboard angezeigt, das Ihnen einen aktuellen Überblick über Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt.

Legen Sie unter „Mein Profil“ Ihr Nutzerprofil an und geben Sie unter „Einstellungen“ – „Unternehmen“ im Hauptmenü links Ihre Unternehmensdaten ein. Optional können Sie auch Ihr Firmenlogo hochladen. Das Standard-Paket von Linde Office umfasst zwei Benutzer sowie zwei Mandanten. Über das Mandantenmenü in der Kopfzeile können Sie zwischen den beiden Mandanten wechseln.

Die Belegerfassung stellt das Herzstück von Linde Office dar. Fotografieren Sie die Belege mit Ihrem Smartphone, scannen Sie sie oder laden Sie PDF-Dateien hoch. Danach erledigen Sie die Buchungen im Handumdrehen. Selbstverständlich können Sie Einnahmen und Ausgaben auch ohne die Belegkopie erfassen. Mit dem Beleg ist es aber später deutlich praktischer.

Unter „Alle Belege“ finden Sie Ihre Belege im Überblick.

Wenn Sie mit der Belegerfassung auf dem Laufenden sind, ist der Rest ein Kinderspiel:

  • Auf dem Dashboard sind Sie immer über Ihren Finananzstatus und die offenen Posten informiert.
  • Mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung haben Sie Zugriff auf die Details Ihrer Finanzen.
  • Sie erledigen die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen mit wenigen Klicks.
  • Sollte das Finanzamt eine Prüfung durchführen, können Sie Buchhaltung und Belege standardisiert exportieren.
  • Im Rahmen der Umsatzsteuererklärung übermitteln Sie Ihre Daten direkt aus der Anwendung an das Finanzamt.
  • Für die Erledigung Ihrer Einkommensteuererklärung benötigen Sie bis 2019 noch das zugehörige SteuerSparProgramm – kostenfrei herunterzuladen unter www.lindeoffice.at. In Linde Office werden aktuell nur Daten für die Beilage „Betriebliche Einkünfte“ zur Einkommensteuererklärung E1a ermittelt. Diese Daten können Sie im Anschluss in das SteuerSparProgramm importieren.

Das Navigationsmenü auf der linken Seite, gibt Ihnen jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Funktionen. Über die weiteren Menüs in der oberen Leiste können Sie auch auf seltener benötigte Funktionen zugreifen.

Beleg erfassen

Über den grünen Button rechts unten auf Ihrem Bildschirm kann ein neuer Beleg angelegt werden.

Folgende Informationen müssen bei jedem Beleg erfasst werden:

  • Belegart (bereits vorausgefüllt)
  • Belegdatum (mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt)
  • Lieferant (Auswahlliste für die gespeicherten Kontakte)
  • Beschreibung (eine kurze Beschreibung des Belegs, damit Sie ihn später schneller wiederfinden)
  • Mind. 1 Belegposition

Hinweis: Sie können auch mehrere Positionen eines Belegs zu einer Belegposition zusammenfassen, sofern alle zur gleichen Kategorie (Konto) und somit dem gleichen Steuersatz zugeordnet werden können. Anderenfalls müssen mehrere Belegpositionen erfasst werden.

Haben Sie alle Belegdaten erfasst? Klicken zum Speichern der Daten auf den Button „Speichern“ unten rechts. Der Beleg wird nun  der Belegliste hinzugefügt. Diese finden Sie über den Menüpunkt „Belege“ – „Alle Belege“.

Solange zu einem Beleg noch keine Zahlung existiert, können Sie die Daten eines Belegs jederzeit ändern oder sogar den Beleg selbst löschen. Dies ist nicht mehr möglich, wenn Sie direkt bei der Erfassung des Belegs oder nachträglich eine Zahlung erfasst haben.

Belegpositionen

Für jeden Beleg muss zumindest eine Belegposition hinzugefügt werden. Einer Belegposition wird neben der Kategorie (Konto) auch der anzuwendende Steuersatz hinzugefügt sowie der Gesamtpreis dieser Position.

Selbstverständlich können Sie mehrere Belegpositionen des Originalbelegs zu einer Belegposition in Linde Office zusammenfassen, sofern alle der gleichen Kategorie (Konto) und dem gleichen Steuersatz zugeordnet werden können. Anderenfalls müssen mehrere Belegpositionen erfasst werden.

Eine Belegposition kann so lange geändert oder gelöscht werden, solange der Beleg noch nicht teilweise oder vollständig bezahlt wurde. Falls bereits eine Zahlung getätigt wurde, ist eine Änderung nur dann möglich, wenn zuvor alle erfassten Belegzahlungen storniert wurden.

Eigene Konten / Kategorien

Wenn Sie ein für Sie wichtiges Konto in der Kontenliste vermissen, legen Sie einfach ein neues an. Dies gelingt, indem Sie ein bereits vorhandenes Konto kopieren.

Klicken Sie im Mandantenmenü auf „Kategorien (Konten)“. Es öffnet sich die Liste der vorhandenen Konten. Mit einem Doppelklick auf ein beliebiges Konto öffnet sich das zugehörige Detailfenster. Klicken Sie auf das „Funktionsmenü“ links unten im Fenster und wählen Sie „Kategorie kopieren“ aus. Die Kopie wird nun unterhalb der kopierten Kategorie in der Liste angezeigt.

Nun können Sie diese Kopie nach Ihren Wünschen anpassen. Durch einen Doppelklick darauf können Sie rechts die Bezeichnung ändern sowie eine eigene Kontennummer (Kurzbezeichnung) vergeben. Sobald Sie rechts unten auf „Speichern“ klicken, ist das neue Konto in der Liste vorhanden.

Zahlungen

Bei einer Zahlung müssen Sie neben dem Zahlungsdatum und dem Zahlungsbetrag auch das Zahlungsmittel angeben, über das die Zahlung vorgenommen wurde. Falls der Zahlungsbetrag niedriger als die Rechnungssumme ist, haben Sie für den Restbetrag folgende Möglichkeiten:

  • „Wird später bezahlt“: Bei der aktuell eingegebenen Zahlung handelt es sich lediglich um eine Anzahlung bzw. um einen Teilbetrag. Der restliche Betrag bleibt offen, d.h. der Beleg wird u.a. weiterhin in der Liste der Offenen Posten angezeigt.
  • „Ist ein Rabatt/Skonto“: Hiermit geben Sie an, dass der Beleg vollständig bezahlt wurde bzw. der Restbetrag als Rabatt bzw. Skonto „ausgebucht“ wird. Damit wird dieser Beleg auch nicht mehr in der Liste der Offenen Posten angezeigt.
  • „Wird näher spezifiziert“: In diesem Fall wird der Beleg wie bei einem Rabatt oder Skonto als vollständig bezahlt gekennzeichnet, Sie haben aber die Möglichkeit, eine weitere Erläuterung für den Restbetrag anzugeben.

Sobald eine Zahlung erfolgt ist, erscheint diese in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Falls Sie eine Zahlung irrtümlich oder bspw. mit einem falschen Zahlungsdatum oder einem falschen Zahlungsbetrag gespeichert haben, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese zu stornieren und neu hinzuzufügen. Ein direktes Ändern einer Zahlung ist aufgrund der Auswirkungen auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht möglich.

Bezahlung eines offenen Belegs

Noch nicht bezahlte Belege finden Sie in der Belegliste über den Menüpunkt „Belege“ – „Offene Posten“. Nach einem Doppelklick auf die Belegzeile sehen Sie die Details des Belegs. Über den Button „Zahlung hinzufügen“ unten rechts öffnen Sie das entsprechende Fenster. Geben Sie nun das Zahlungsdatum und den Zahlungsbetrag ein und wählen das Zahlungsmittel aus (Bank / Kassa / privat).

Falls der bezahlte Betrag niedriger ist als die Rechnungssumme, wählen Sie für den Restbetrag zwischen:

  • „Wird später bezahlt“: Bei der aktuell eingegebenen Zahlung handelt es sich lediglich um eine Anzahlung bzw. um einen Teilbetrag. Der restliche Betrag bleibt offen, d.h. der Beleg wird weiterhin in der Liste der Offenen Posten angezeigt.
  • „Ist ein Rabatt/Skonto“: Hiermit geben Sie an, dass der Beleg vollständig bezahlt wurde bzw. der Restbetrag als Rabatt bzw. Skonto „ausgebucht“ wird. Damit wird dieser Beleg auch nicht mehr in der Liste der Offenen Posten angezeigt.
  • „Wird näher spezifiziert“: In diesem Fall wird der Beleg wie bei einem Rabatt oder Skonto als vollständig bezahlt gekennzeichnet, Sie haben aber die Möglichkeit, eine weitere Erläuterung für den Restbetrag anzugeben.

Sobald der Beleg bezahlt ist, erscheint er in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie finden ihn in der Buchungsliste bzw. unter dem Eintrag „E/A-Rechnung“ unter dem Menüpunkt „E/A-Rechnung“.

Falls Sie eine Zahlung irrtümlich oder mit einem falschen Zahlungsdatum oder einem falschen Zahlungsbetrag gespeichert haben, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Zahlung zu stornieren und neu hinzuzufügen. Ein direktes Ändern einer Zahlung ist aufgrund der Auswirkungen auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht möglich.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Buchungsliste (Journal)

In der Buchungsliste werden alle für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung relevanten Zahlungen angezeigt. Achten Sie dabei darauf, welches Jahr für den Filter ausgewählt ist (rechts oben). Falls eine Zahlung mehrere unterschiedliche Belegpositionen betrifft, so wird die Zahlung für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung automatisch gesplittet, sodass die Zuordnung zu den entsprechenden Positionen auf den Steuererklärungen erfolgen kann.

Wurde eine Zahlung storniert, so wird neben der ursprünglich eingegebenen Zahlung auch die stornierte Zahlung in der Buchungsliste der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung angezeigt.

Anlagenverzeichnis

Um Ihre jährlichen Abschreibungen nachzuweisen, müssen Sie als Einnahmen-Ausgaben-RechnerIn ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens führen.

Wollen Sie eine neue Anlage aufnehmen, klicken Sie unter dem Menüpunkt „E/A-Rechnung“ – „Anlagenverzeichnis“ auf den grünen Button rechts unten. Geben Sie nun nach der Bezeichnung der Anlage das Anschaffungsdatum, die Nutzungsdauer und den Lieferanten ein.

Die Abschreibungsbeträge für die Jahre der Nutzungsdauer werden automatisch berechnet und unter der Registerkarte „Abschreibung“ angezeigt. Selbstverständlich haben Sie alle üblichen Funktionen zur Verfügung, die für ein Anlagenverzeichnis benötigt werden, z.B.

  • Anlage ausscheiden
  • Restbuchwert zum Jahresanfang ändern
  • Restnutzungsdauer ändern
  • Anlage löschen (nur im Jahr der Inbetriebnahme möglich)
  • Anlage archivieren (sofern die Anlage bereits vollständig abgeschrieben wurde)

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden alle Einnahmen und für das ausgewählte Jahr getätigten Zahlungen nach den diversen Kategorien gruppiert, die bei der Ermittlung des Jahresergebnisses relevant sind. Dementsprechend werden Zahlungen für den Ankauf einer Anlage, deren Nutzung sich auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt, im Wege der Absetzung für Abnutzung (AfA) bzw. als Buchwert abgegangener Anlagen berücksichtigt.

Alle Beträge werden saldiert, sodass Sie jederzeit einen Überblick über den aktuellen Gewinn oder Verlust haben.

Zahlungsmittel

Die Liste der Zahlungsmittel erreichen Sie über das Hauptmenü links unter „Einstellungen“ – „Zahlungsmittel“. Die Zahlungsmittel „Kassa“ bzw. „Bank“ sind bereits vordefiniert. Sie können diese vordefinierten Zahlungsmittel selbstverständlich ändern (z.B. umbenennen). Über den grünen Button rechts unten können Sie jederzeit zusätzliche Zahlungsmittel hinzufügen, wobei sich die Bezeichnung und das Kürzel von allen anderen bereits vorhandenen (und aktiven) Zahlungsmitteln unterscheiden müssen.

Ein Zahlungsmittel kann gelöscht werden, wenn es nicht bereits bei einer Zahlung verwendet wurde. Anderenfalls kann dieses lediglich archiviert werden, sodass es bspw. in der Auswahlliste bei neuen Belegen nicht mehr angezeigt wird.

Kontakte

Über das Hauptmenü links kann die Kontaktliste aufgerufen werden. Die Kontakte „Sammellieferant“ bzw. „Sammelkunde“ sind bereits vordefiniert. Weitere Kontakte können jederzeit über den grünen Button rechts unten hinzugefügt werden.

Wenn ein Kontakt bei der Erfassung von Belegen in der Kunden-/Lieferantenliste angezeigt werden soll, wählen Sie die Option „Lieferant“ und/oder „Kunde“ aus.

Mandanten

Linde Office ermöglicht in der Standardversion die Verwaltung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung von zwei voneinander unabhängigen Firmen, die Sie über das Mandantenmenü (rechts oben) auswählen bzw. wechseln können.

Wollen Sie die von Ihnen eingegeben Daten zu einem Mandanten löschen, haben Sie die Möglichkeit, einen oder beide Mandanten zurückzusetzen. Sie finden diese Funktion im Hauptmenü links unter „Einstellungen“ – „Unternehmen“.

Datenexport und -sicherung

Sie können jederzeit die von Ihnen eingegebenen Daten aus der Anwendung exportieren und auf Ihrem Rechner sichern. Dazu finden Sie unter jeder Tabelle das Symbol „Herunterladen“, mit dem der Export der jeweils angezeigten Daten nach CSV bzw. Excel durchgeführt werden kann.

Über das Benutzerprofil („Mein Profil“) ist es möglich, alle Ihre Daten auf einmal zu exportieren und  auf Ihrem Rechner zu sichern. Klicken Sie dazu im Abschnitt „Datensicherung“ auf die Schaltfläche „Daten sichern“. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigen, startet die Datensicherung im Hintergrund automatisch.

Sie können während der Datensicherung ganz normal mit Linde Office weiterarbeiten. Beachten Sie aber, dass unter Umständen währenddessen neu hinzugefügte oder geänderte Daten (z.B. Belege) in der Datensicherung nicht enthalten sind.

Sobald die Datensicherung beendet ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Download-Link. Dieser Download-Link ist zwei Tage lang gültig.

Sie können den Status auch jederzeit über das Benutzerprofil überprüfen und fertige Datensicherungen dort herunterladen.

In der Download-Datei (ZIP-Datei) sind folgende Informationen enthalten:

  • Die Daten aller Ihrer Mandanten, wobei diese in Unterordnern organisiert sind.
  • Der Inhalt Ihrer Datenbanktabellen im CSV-Format.
  • Alle hochgeladenen Dateien wie z.B. das Profilbild oder Originalbelege.

Datenexport für Ihren Steuerberater

Damit Ihr Steuerberater die Daten aus Ihrer EAR mühelos in seine Buchhaltungssoftware importieren kann, können Sie diese im so genannten DATEV-Format exportieren. Fast alle auf dem österreichischen Markt vertretenen Buchhaltungsprogramme, die von Steuerberatern eingesetzt werden, unterstützen dieses Format.

In Linde Office steht Ihnen diese Exportfunktion im Mandantenmenü unter dem Menüpunkt „Export“ zur Verfügung. Das Mandantenmenü befindet sich in der Titelzeile zwischen dem Zeitraumfilter und dem Benutzermenü. Wenn Sie auf die Schaltfläche „DATEV Datei erstellen“ klicken, erhalten Sie eine ZIP-Datei mit folgendem Inhalt:

  • Buchungsstapel (CSV)
  • Debitoren / Kreditoren (CSV)
  • Kontenbeschriftungen (CSV)
  • diese Datei

Übergeben Sie Ihrem Steuerberater diese ZIP-Datei bzw. den vollständigen Inhalt dieser ZIP-Datei.

Bitte beachten Sie, dass beim Export aus Linde Office die Kontonummer (= Kurzbezeichnung) der Kategorie verwendet wird. In der Regel verwenden die Steuerberater allerdings eigene Kontonummern. Damit Sie sichergehen können, dass der Import beim Steuerberater auch tatsächlich funktioniert, können Sie in Linde Office bei jeder Kategorie jene Kontonummer eingeben, die Ihr Steuerberater verwendet (Feld „Kontonummer für Steuerberater“). Das Gleiche gilt auch für Zahlungsmittel und Kontakte. Wenden Sie sich bezüglich der richtigen Kontonummern bitte an Ihren Steuerberater.

Fakturierung

Da Sie als Selbstständiger oder Freiberuflerin nicht nur Rechnungen erhalten, sondern auch schreiben, haben Sie in Linde Office auch die Möglichkeit, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen zu erstellen. Das Modul Fakturierung ist eigenständig zu erwerben. Alle Informationen dazu finden Sie unter www.lindeoffice.at.

Die Linde Office-Fakturierung bietet eine durchgängige Verwaltung des gesamten Bestellprozesses, d.h. von der Angebotslegung bis hin zum Mahnwesen. So kann etwa aus einem Angebot direkt eine Auftragsbestätigung erstellt werden. Bei der Erstellung des Nachfolgebelegs werden alle relevanten Daten des Vorgängerbelegs automatisch übernommen. Sämtliche Belege können ausgedruckt oder per Mail versendet werden, bezahlte Rechnungen finden direkt Eingang in Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Datensicherheit

Verschlüsselung

Alle Daten werden selbstverständlich verschlüsselt übertragen. Wir verwenden einen 256 Byte (2048 Bit)-Schlüssel, der eine sichere Datenübertragung auf dem Stand der Technik ermöglicht. Informationen, die unter besondere Schutzkriterien fallen (z.B. Passwörter oder Zugangsdaten zu FinanzOnline), werden selbstverständlich zusätzlich verschlüsselt.

Serverstandort

Ihre Daten liegen sicher auf Servern in Österreich. Mit unserem ISO/IEC 20000-1 zertifizierten langjährigen Hostingpartner APA-IT profitieren Sie von einer hochverfügbaren IT-Infrastruktur und professionellem Datenmanagement.

Backup

Die Daten werden täglich inkrementell gesichert. Zudem erfolgen wöchentlich, monatlich und jährlich komplette Datensicherungen. Auch hier profitieren Sie von der Erfahrung unseres Hosting-Partners. Damit müssen Sie sich um Datensicherheit keine Sorgen machen.