Fakturierung – Elemente eines Belegs

Hinweis: Bei der Funktion Fakturierung handelt es sich um ein kostenpflichtiges Modul, das Sie hier erwerben können.

In der folgenden Übersicht finden Sie alle möglichen Elemente eines Belegs, vom Angebot bis zur Mahnung, und ihre Funktion. Sofern ein Element lediglich bei einer bestimmten Belegart zur Verfügung steht, ist dies in der Spalte „Belegart“ gekennzeichnet.

Element Beschreibung Belegart(en)
Kunde Auswahl bzw. Eingabe der Kundendaten. Dieser Bereich ist hier detailliert beschrieben. alle
Mahnstufe Auswahl der entsprechenden Mahnstufe. Mahnung
Betreff Betreff, der am Beleg aufgedruckt wird. Dieses Feld kann Platzhalter enthalten. alle
Angebotsdatum Belegdatum für ein Angebot Angebot
Angebotsnummer Belegnummer (wird automatisch generiert) für ein Angebot Angebot
Auftragsdatum Belegdatum für eine Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung
Auftragsnummer Belegnummer (wird automatisch generiert) für eine Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung
Lieferscheindatum Belegdatum für einen Lieferschein Lieferschein
Lieferscheinnummer Belegnummer (wird automatisch generiert) für einen Lieferschein Lieferschein
Rechnungsdatum Belegdatum für eine Rechnung Rechnung
Rechnungsnummer Belegnummer (wird automatisch generiert) für eine Rechnung Rechnung
Mahnungsdatum Belegdatum für eine Mahnung Mahnung
Mahnungsnummer Belegnummer (wird automatisch generiert) für eine Mahnung Mahnung
Referenz / Bestellnummer Freies Eingabefelder für eine Referenz (bspw. eine Bestellnummer)
Gültig bis Gültigkeitsdatum eines Angebots. Es wird automatisch das Belegdatum + Anzahl der Tage lt. Einstellungen vorgeschlagen. Angebot
Fällig am Datum, an dem der Betrag einer Rechnung oder einer Mahnung fällig ist. Es wird automatisch das Belegdatum + Anzahl der Tage lt. Einstellungen vorgeschlagen. Rechnung, Mahnung
Kopftext Text, der vor der Liste der Produkte bzw. Dienstleistungen auf dem Beleg angezeigt wird. In diesem Feld sind Standardformatierungen möglich. Außerdem kann diese Feld Platzhalter enthalten. alle
Produkte / Dienstleistungen Liste der Produkte bzw. Dienstleistungen. Dieser Bereich ist hier detailliert beschrieben. alle
Alle Details Blendet bei allen Belegpositionen den Beschreibungstext ein. alle
Rabatt % Blendet bei allen Belegpositionen das Feld „Rabatt“ ein. alle
Brutto Zeigt bei allen Belegpositionen je nach Auswahl den Brutto- bzw. den Nettobetrag an. alle
Fußtext Text, der nach der Liste der Produkte bzw. Dienstleistungen auf dem Beleg angezeigt wird. In diesem Feld sind Standardformatierungen möglich. Außerdem kann diese Feld Platzhalter enthalten. alle
Weitere Optionen Aus Übersichtlichkeitsgründen sind bestimmten Optionen eines Belegs standardmäßig ausgemeldet. Durch Aktivierung dieser Option werden diese Optionen eingeblendet. alle
Rabatte / Aufschläge Es ist möglich, Rabatte oder Aufschläge auf die gesamte Belegsumme anzuwenden. Dieser Bereich ist hier detailliert beschrieben. alle
Summenblock Im Summenblock wird die Netto- und Bruttosumme sowie die Steuer getrennt nach Steuersatz angezeigt. alle
Mahnspesen Mahnspesen sind nicht umsatzsteuerpflichtig und werden daher gesondert unter dem Summenblock angezeigt. Bei neuen Belegen werden die Mahnspesen lt. Einstellungen vorgeschlagen. Mahnung

Kunde

Sie haben die Möglichkeit, einen Kunden auszuwählen oder einen neuen Kunden einzugeben. Sobald im Feld Kunde Buchstaben oder Ziffern eingegeben werden, werden entsprechende gespeicherte Kunden zur Auswahl angeboten. Bei der Auswahl eines bestehenden Kunden werden alle bekannten Daten (Anrede, Name, Adresse, Kundennummer, UID-Nummer) automatisch übernommen. Selbstverständlich können Sie diese aber nachträglich korrigieren. Achten Sie allerdings darauf, dass vorgenommene Änderungen sich nur auf den aktuellen Beleg und nicht auf allfällige neue Belege auswirken. Falls die Kontaktdaten auch für alle nachträglichen Belege geändert werden sollen, klicken Sie auf den Link „Kontakt bearbeiten“.

Wenn kein bestehender Kontakt ausgewählt wird, können Sie auch die Daten für einen neuen Kontakt eingeben und bei Bedarf über den Link „Neuen Kontakt anlegen“ auch in der Kontaktverwaltung speichern.

Produkte / Dienstleistungen

Sie können zu jedem Beleg beliebig viele Produkte bzw. Dienstleistungen hinzufügen, wobei zumindest ein Eintrag existieren muss. Wenn Sie im Feld „Produkt/Dienstleistung“ eine Bezeichnung oder eine Artikelnummer eingeben, werden alle entsprechenden Einträge der Artikelverwaltung zur Auswahl angeboten. Bei der Auswahl eines bestehenden Eintrags werden die Maßeinheit, der Preis sowie der Umsatzsteuersatz (sofern relevant) automatisch übernommen. Selbstverständlich können Sie alle Werte auch nachträglich ändern, wobei die Änderungen nur für den aktuellen Beleg (und allfällige Nachfolgebelege) gelten.

Wird kein bestehender Eintrag übernommen, können alle Werte manuell eingegeben werden. Zusätzlich kann ein Positionsrabatt in % festgelegt werden, wenn die Option „Rabatt %“ aktiviert wird. Der Rabatt wird sofort auf den Positionsgesamtpreis und somit auch in der Belegsumme berücksichtigt.

Weitere Optionen

Wenn die Option „Weitere Optionen“ aktiviert ist, werden folgende Felder zusätzlich angezeigt:

Element Beschreibung Belegart(en)
Steuerart Auswahl, wie die Umsatzsteuer bei diesem Beleg zu behandeln ist (wird nur angezeigt, wenn der Mandant auch umsatzsteuerpflichtig ist). alle
Lieferbedingungen Freies Textfeld mit den Lieferbedingungen. Bei der Eingabe werden bereits verwendete Lieferbedingungen in einer Auswahlliste vorgeschlagen. alle
Zahlungsbedingungen Freies Textfeld mit den Zahlungsbedingungen. Bei der Eingabe werden bereits verwendete Zahlungsbedingungen in einer Auswahlliste vorgeschlagen. alle
Leistungszeitraum Eingabemöglichkeit für einen Leistungszeitraum (von, bis). alle
Interner Kontakt Sofern auf dem Beleg ein Kontakt angezeigt werden soll, kann dieser hier ausgewählt werden. Als Standardeinstellung wird jeweils der aktuell eingeloggte Benutzer ausgewählt. alle
Bankverbindung Auswahl eines Zahlungsmittelkontos, auf das eine Überweisung stattfinden soll. Rechnung, Mahnung

Rabatte / Aufschläge

Wird die Option „Rabatte / Aufschläge“ aktiviert, können beliebig viele Rabatte bzw. Aufschläge auf die Gesamtsumme (netto) des Belegs angewendet werden. Sie haben dabei die Möglichkeit, zwischen einem prozentuellen Rabatt bzw. einem betraglichen Rabatt zu wählen. Hier hinzugefügte Rabatte bzw. Aufschläge ändern nicht die einzelnen Positionspreise, sondern lediglich die Gesamtsumme (netto). Falls beim Beleg unterschiedliche Umsatzsteuersätze zum Einsatz kommen, werden die Rabatte bzw. Aufschläge entsprechend dem Verhältnis der Positionspreise untereinander angewendet.