Über das Benutzerprofil („Mein Profil“) können Sie die von Ihnen eingegebenen Daten lokal auf Ihrem Rechner sichern. Dazu klicken Sie bitte im Abschnitt „Datensicherung“ auf die Schaltfläche „Daten sichern“. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigen, startet die Datensicherung im Hintergrund automatisch.
Sie können während der Datensicherung ganz normal mit Linde Office weiterarbeiten. Beachten Sie aber, dass unter Umständen währenddessen neu hinzugefügte oder geänderte Daten (z.B. Belege) in der Datensicherung nicht enthalten sind.
Sobald die Datensicherung beendet ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Download-Link. Dieser Download-Link ist zwei Tage lang gültig.
Sie können den Status auch jederzeit über das Benutzerprofil überprüfen und fertige Datensicherungen dort herunterladen.
In der Download-Datei (ZIP-Datei) sind folgende Informationen enthalten:
- Die Daten aller Ihrer Mandanten, wobei diese in Unterordnern organisiert sind.
- Der Inhalt Ihrer Datenbanktabellen im CSV-Format.
- Alle hochgeladenen Dateien wie z.B. das Profilbild oder Originalbelege.
Betriebsprüfung
Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie Ihre Daten auch als Standard Audit File-Tax (SAF-T) exportieren. Dabei handelt es sich um eine speziell entwickelte XML-Datenstruktur, die den Prüfungsorganen des Finanzamtes eine Prüfung erleichtert. In der SAF-T sind alle relevanten Daten für eine Prüfung vorhanden.
Der Export einer SAF-T Datei entspricht den Vorgaben lt. BAO §§ 131 und 132.
Detaillierte Beschreibungen zu SAF-T finden Sie auf der BMF-Homepage.
Diese Funktion finden Sie unter den Einstellungen links im Hauptmenü unter dem Eintrag „Unternehmen“ – Reiter „Export“.
Datenübergabe an Steuerberaterin oder Steuerberater
Damit Ihr Steuerberater die Daten aus Ihrer EAR mühelos in seine Buchhaltungssoftware importieren kann, können Sie diese im so genannten DATEV-Format exportieren. Fast alle auf dem österreichischen Markt vertretenen Buchhaltungsprogramme, die von Steuerberatern eingesetzt werden, unterstützen dieses Format.
In Linde Office steht Ihnen diese Exportfunktion unter Einstellungen links im Hauptmenü unter dem Eintrag „Unternehmen“ – Reiter „Export“ zur Verfügung. Wenn Sie auf die Schaltfläche „DATEV Datei erstellen“ klicken, erhalten Sie eine ZIP-Datei mit folgendem Inhalt:
- Buchungsstapel (CSV)
- Debitoren / Kreditoren (CSV)
- Kontenbeschriftungen (CSV)
- diese Datei
Übergeben Sie Ihrem Steuerberater diese ZIP-Datei bzw. den vollständigen Inhalt dieser ZIP-Datei.
Bitte beachten Sie, dass beim Export aus Linde Office die Kontonummer (= Kurzbezeichnung) der Kategorie verwendet wird. In der Regel verwenden die Steuerberater allerdings eigene Kontonummern. Damit Sie sichergehen können, dass der Import beim Steuerberater auch tatsächlich funktioniert, können Sie in Linde Office bei jeder Kategorie jene Kontonummer eingeben, die Ihr Steuerberater verwendet (Feld „Kontonummer für Steuerberater“). Das Gleiche gilt auch für Zahlungsmittel und Kontakte. Wenden Sie sich bezüglich der richtigen Kontonummern bitte an Ihren Steuerberater.