Fakturierung – Angebote erstellen und verwalten

Hinweis: Bei der Funktion Fakturierung handelt es sich um ein kostenpflichtiges Modul, das Sie hier erwerben können.

Angebot erstellen

Wählen Sie den Menüpunkt „Angebote“ aus. Um ein Angebot zu erstellen, klicken Sie auf „Neues Angebot“ am rechten unteren Fensterrand. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Kontakt- und Beleginformationen eingeben können. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert. Mindestens ausgefüllt werden müssen die Informationen zum Kunden inklusive Adresse, das Angebotsdatum sowie ein Eintrag unter „Produkte und Dienstleistungen“. (Die einzelnen Elemente eines Belegs in der Fakturierung sind unter „Elemente eines Belegs (Fakturierung)“ beschrieben.)

Den vorgeschlagenen Text im Angebot können Sie selbstverständlich ändern.

Über die Schaltfläche „Speichern“ werden Ihre Eingaben in der Datenbank gesichert. Ein Beleg gilt deswegen jedoch nicht als finalisiert, es wird auch noch keine Belegnummer vergeben. Erst wenn ein Beleg gedruckt, heruntergeladen oder versendet wird, gilt er als finalisiert und erst dann wird auch eine Belegnummer vergeben. Solange dies nicht der Fall ist, gilt ein Angebot als Entwurf.

Vorschau / Entwurfsausgabe

Sofern alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, haben Sie die Möglichkeit, sich über die Schaltfläche „Vorschau“ (Vorschaufenster) anzusehen, wie das Angebot aussehen wird. Über die Schaltfläche „Formular“ wechseln Sie wieder in den Bearbeitungsmodus. Zudem können Sie einen Entwurf auch jederzeit über die Schaltfläche „Fertig“ als Entwurf drucken oder per E-Mail versenden (z.B. um ihn mit Kollegen bzw. dem Kunden selbst abzustimmen). Mit der Auswahl einer Funktion werden Ihre Einträge automatisch gespeichert.

Ihre Angebote in der Übersicht

Unter dem Menüpunkt bzw. der Schaltfläche „Angebote“ finden Sie alle Ihre bisher erstellten Angebote in der Übersicht. Über das Untermenü „Listen – Angebot fällig“ können Sie sich alle noch nicht angenommenen Angebote anzeigen lassen, deren Gültigkeitsdatum in der Vergangenheit liegt (beachten Sie die Möglichkeit einer Toleranzeinstellung).

Über den Button „Herunterladen“ (Download-Symbol) unten im Fenster haben Sie die Möglichkeit, Ihre Angebotsliste als Excel- oder csv-Datei zu exportieren bzw. auszudrucken.

Angebot bearbeiten und löschen

Solange sich ein Angebot im Entwurfsstadium befindet, können Sie es jederzeit bearbeiten und auch löschen.

Wollen Sie ein Angebot weiterbearbeiten bzw. verändern? Markieren Sie das entsprechende Angebot in der Liste und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, den Bleistift. Wollen Sie den Entwurf löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol, den Papierkorb. Im Bearbeitungsmodus können Sie den Entwurf über die Schaltfläche „Mehr …“ – „Beleg löschen“ löschen.

Angebot finalisieren

Um ein Angebot zu finalisieren, wählen Sie (sowohl im Bearbeitungsfenster als auch im Vorschaufenster) über die Schaltfläche „Fertig“ eine der folgenden Funktionen aus:

  • Beleg finalisieren
  • Beleg ausdrucken
  • per E-Mail versenden

Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Belegnummer vergeben und alle Platzhalter durch den entsprechenden Inhalt ersetzt. Gleichzeitig wird der Status des Belegs auf finalisiert gesetzt. Das Bearbeiten der Beleginhalte oder Löschen ist anschließend nicht mehr möglich.

Finalisierte Angebote können Sie als „angenommen“ bzw. als „abgelehnt“ markieren. Ein Angebot wird automatisch als „angenommen“ markiert, wenn ein Nachfolgebeleg (z.B. nach einem Auftrag eine Auftragsbestätigung) finalisiert wird.

Ebenfalls können Sie einen bereits finalisierten Beleg stornieren bzw. den Beleg archivieren.

Vom Angebot zur Auftragsbestätigung etc. – Nachfolgebelege erstellen

Linde Office bietet eine durchgängige Verwaltung des gesamten Bestellprozesses, d.h. von der Angebotslegung bis hin zum Mahnwesen. So kann etwa aus einem Angebot direkt eine Auftragsbestätigung erstellt werden. Bei der Erstellung des Nachfolgebelegs werden alle relevanten Daten des Vorgängerbelegs automatisch übernommen. Selbstverständlich können Sie sämtliche Daten im jeweils neu erstellten Beleg so lange korrigieren, wie dieser noch nicht finalisiert ist.

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Nachfolgebelege aus welchem Beleg erstellt werden können.

Aktueller Beleg Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung 1. Mahnung 2. Mahnung 3. Mahnung
Angebot X X X
Auftragsbestätigung X X
Lieferschein X
Rechnung X X X
1. Mahnung X X
2. Mahnung X

Eine Beschreibung der einzelnen Elemente eines Belegs, vom Angebot bis zur Mahnung, und ihre Funktion finden Sie unter „Elemente eines Belegs (Fakturierung)“.